Les informations ci-dessous vous présentent l’organisation de la fusion de vos données pour un retour en production en mode hébergé.
Nous vous invitons à prendre connaissance de l’ensemble du processus ci-dessous et des documents associés.
L’objectif est que vous compreniez le déroulement global de l’opération et votre participation aux différentes étapes.
INFORMATION
Nous allons vous envoyer un email avec un fichier Excel qui contiendra la liste des journaux et comptes comptables utilisés dans winmotor2 sauvegarde au 10 août
PREPARATION
Prenez connaissance de la notice explicative (version résumée) pour préparer votre fusion.
Vous complétez le fichier Excel reçu avec les informations venant de winmotor2 de Secours. Consultez la notice détaillée.
PREPARATION
Nous avons planifié des web réunions d’information
AVANT fusion et auxquelles vous pouvez vous inscrire si nécessaire.
PLANIFICATION
Nous vous communiquons dans un premier temps la semaine estimative de votre fusion.
Nous vous confirmons ensuite le jour exact prévu pour celle-ci.
J-1 FUSION
En fin de journée vous remontez les données de votre winmotor2 de Secours à l’aide de l’outil que vous pouvez télécharger ci-dessous.
FUSION JOUR J
Nous prenons contact avec vous, nous vous expliquons le déroulement et réalisons la fusion.
CONFIGURATION J+1
Un technicien reconfigure votre DMS winmotor2 hébergé sur tous vos postes avec vos interfaces.
J+1 EXPLOITATION NOMINALE
Vous reprenez votre travail en mode hébergé avec votre base de données fusionnée.
Consultez la notice explicative des principaux effets de cette fusion.
EXPLOITATION NOMINALE J++
Nous allons planifier des sessions quotidiennes collectives de questions/réponses APRES fusion auxquelles vous pouvez vous inscrire.
Lien d’inscription à venir
MAJ 13/04/2022
Les documentations nécessaires pour faire les différents traitements avant la fusion sont disponibles sur notre site https://prodsw.com/opération-fusion/ Il faut réaliser l'intégration comptable de tous les journaux en mode local et en mode hébergé.
Winmotor mis en consultation en mode hébergé permet aussi de faire des saisies comptables sur les périodes antérieures au 10 août 2021. La clôture des exercices se terminant jusqu’au 31/07/2021 est réalisable en mode hébergé.
Effectuer des saisies de factures peut être rendu difficile pour le moment puisque les interfaces avec les outils de chiffrages ne peuvent pas être lié à la fois à winmotor2 secours en local et à winmotor2 hébergé (sauvegarde).
Il faut aussi faire attention à ne pas réaliser les mêmes saisies en local et en mode hébergé pour ne pas créer des doublons d'écritures. Nous vous conseillons de réaliser sur winmotor2 secours les saisies pour les périodes postérieures au 10 août.
Exemple : si vous avez saisi des règlements clients du mois d'août dans winmotor2 secours, ressaisir les mêmes écritures sur winmotor2 sauvegarde en mode hébergé provoquerait des écritures en double au moment de la fusion que nous ne pourrions pas détecter.
Les dossiers du mois d'août sont conservés, les dossiers de facturation ouverts en local sur winmotor2 secours sont ajoutés à ceux du mois d’août lors de la fusion.
Vous pouvez demander de prolonger les délais auprès de votre service des impôts. Ils sont informés depuis le mois d'août 2021 de la cyber-attaque que nous avons subi et de la liste des siret des sociétés impactées.
Votre comptable peut le réaliser en utilisant d’une part le grand livre des écritures comptables au 10/08/2021, issu de winmotor2 hébergé (sauvegarde) et d’autre part le grand livre des écritures comptables au 31/12/2021, sur winmotor2 secours (installé localement depuis l’attaque) si votre clôture est bien au 31 décembre.
Ceci vous permettrait de clôturer votre exercice, passer vos écritures de bilan dans winmotor2 secours et fusionner vos données par la suite.
Si des comptes ont été créés dans winmotor2 secours en local il faut les créer également dans la société sauvegardée en mode hébergé avant la fusion.
Durant le temps de la fusion, il sera possible de travailler sur winmotor2 secours pour gérer les factures urgentes mais ces factures seront à refaire sur la société fusionnée. Le travail sur winmotor2 en mode hébergé ne sera pas possible durant le temps de la fusion.
Le déroulement de la fusion sera similaire à une autre société, il y aura juste un traitement plus long puisque chaque entité sera traitée l'une après l'autre pour retrouver le fonctionnement initial.
La fusion associe les clients existants et crée les nouveaux clients créés en local depuis la fusion.
La numérotation des clients une fois fusionné reprendra celle de la société de winmotor2 sauvegarde en mode hébergé. Ce ne sera probablement pas la même que celle utilisée en ce moment en mode local sur winmotor2 secours.
La numérotation des clients continuera avec celle de winmotor2 sauvegarde en mode hébergé à la date du 10 août.
L'intégration des journaux et la fusion n'empêchera pas de faire des rapprochements bancaires. Le rapprochement bancaire se fait par rapport au numéro de compte de banque (512000 par exemple) et pas le journal de trésorerie.
La fusion peut générer de nouveaux doublons de clients et fournisseurs. La bonne saisie des fiches clients et véhicules est importante pour permettre au programme de fusion de retrouver les fiches clients qui correspondent.
Lors de la fusion des données, nous comparons divers champs pour être sûr de fusionner les bonnes informations (Nom, prénom, adresse, cp, ville téléphone vin et immat). Pour qu’il y ait correspondance, plusieurs champs doivent correspondre.
Quelques doublons de clients, véhicules et fournisseurs peuvent ainsi être ajoutés à vos fichiers.
Il sera bientôt disponible dans winmotor un outil de gestion en masse des doublons des clients, des véhicules et des fournisseurs pour vous aider à assainir votre base de données
Effectivement la sauvegarde complète restituée est en date du 10 aout au soir, cela signifie que si le garage était ouvert le 11 aout il faut effectuer la ressaisie des factures et écritures comptables faites ce jour-là. En dehors de cela toutes les données hébergées ont été remise à disposition
La mise à jour de l'outil de connexion à distance à winmotor Citrix Workspace peut être mis à jour, ce sont des mises à jour proposées par Citrix.
Il est possible pour vous de tout ressaisir dans winmotor sauvegarde si malgré toutes les précautions que nous avons prise pour gérer au mieux cette fusion, vous ne souhaitez pas fusionner, vous pouvez nous le signifier en nous envoyant un mail à redemarrage@solware.fr
Les sauvegardes sont faites aujourd'hui sur un serveur de sauvegarde hébergé depuis le mois de janvier. Une sauvegarde est faite tous les soirs, toutes les fins de semaine, tous les mois et également nous conservons une sauvegarde annuelle.
Un développement est en cours pour vous permettre de réaliser des sauvegardes sur vos postes régulièrement. Cette nouvelle fonctionnalité sera disponible courant mai 2022.
Il sera possible de repasser en mode local après la fusion, nous vous invitons à vous rapprocher de votre commercial pour évoquer l'évolution de votre contrat.